Kebijakan Privasi

Relyant ("Relyant", "kami") menyediakan platform operasional all-in-one untuk sekolah dan lembaga pendidikan, meliputi fasilitas, inventaris, pengadaan, booking, penjualan, SDM, manajemen siswa, dan catatan rapat.

• Aplikasi web Relyant: aplikasi di on.relyant.app dan the.relyant.app, termasuk portal orang tua dan formulir helpdesk publik.
• Aplikasi seluler Relyant: aplikasi "Relyant" untuk Android (paket app.relyant.mobile) dan iOS.
• Situs web: relyant.app, termasuk blog, tools, dan formulir kontak kami.

Semuanya kami sebut "Layanan". Dengan menggunakan Layanan, Anda menyatakan telah membaca kebijakan ini. Jika Anda tidak setuju, mohon jangan gunakan Layanan.

Relyant digunakan oleh sekolah dan lembaga pendidikan ("Pelanggan"). Staf, orang tua, dan wali biasanya memiliki akun karena diundang oleh sekolahnya.

Sekolah memasukkan informasi ke Relyant, seperti data siswa, wali, staf, dan operasional ("Data Pelanggan"). Untuk data tersebut, sekolah yang menentukan apa yang dikumpulkan dan untuk apa. Sekolah adalah pengendali data, sedangkan Relyant memproses data itu atas nama sekolah, sesuai instruksinya dan perjanjian kami dengannya. Jika Anda punya pertanyaan tentang cara sekolah menggunakan data Anda, atau ingin menggunakan hak Anda atas data tersebut, silakan hubungi sekolah Anda terlebih dahulu. Kami akan membantu sekolah menanggapinya.

Relyant menjadi pengendali hanya untuk data terbatas yang kami kelola untuk keperluan kami sendiri: data pengunjung situs web, pertanyaan penjualan dan dukungan, data penagihan Pelanggan, serta log keamanan dan operasional layanan.

Tergantung modul Relyant yang dipakai sekolah Anda dan izin peran Anda, kami dapat memproses data berikut:

• Akun dan profil: nama, alamat email, kata sandi (hanya disimpan sebagai hash satu arah), foto profil, nomor telepon, bahasa pilihan, organisasi tempat Anda bergabung, dan peran Anda. Jika Anda memilih "Masuk dengan Google", kami menerima nama, alamat email, dan foto profil Anda dari Google.
• Data siswa dan wali: dimasukkan oleh sekolah: nama siswa, tanggal lahir, jenis kelamin, foto, alamat, pendaftaran, kelas, kehadiran, catatan perilaku dan kegiatan, catatan, rujukan dukungan belajar, lampiran, tagihan, serta nama, email, nomor telepon wali dan hubungannya dengan siswa.
• Data staf (SDM): dimasukkan oleh sekolah atau oleh Anda melalui layanan mandiri SDM: kontak, alamat, tanggal lahir, jenis kelamin, kewarganegaraan, status pernikahan, pasangan dan tanggungan, kontak darurat, riwayat pendidikan, nomor identitas dan ketenagakerjaan (seperti NIK, NPWP, nomor BPJS, paspor, dan izin kerja), rekening bank, golongan gaji, dan dokumen SDM.
• Data operasional: permintaan kerja dan work order, booking aset dan ruangan, inventaris, pengadaan, permintaan transportasi (termasuk lokasi jemput dan antar yang Anda masukkan), pengajuan helpdesk, pengumuman, kudos, dan rapat.
• Foto, video, dan file: yang Anda pilih untuk diambil atau diunggah, misalnya foto aset rusak pada work order, foto profil, atau dokumen SDM.
• Rekaman rapat (Scribe): audio yang Anda rekam atau unggah, beserta transkrip, ringkasan buatan AI, catatan, gambar, dan pertanyaan yang Anda ajukan tentang rapat.
• Percakapan asisten AI: pertanyaan yang Anda ajukan ke fitur AI Relyant dan jawaban yang diberikan.
• Data penjualan dan pembayaran: pesanan kasir (POS) dan toko online, nama dan email pelanggan, metode pembayaran, jumlah, dan referensi. Pembayaran kartu ditangani oleh penyedia pembayaran kami, dan Relyant tidak menyimpan nomor kartu lengkap.
• Data perangkat, log, dan penggunaan: alamat IP, jenis browser atau perangkat, sistem operasi, zona waktu, perkiraan lokasi dari alamat IP (kota, wilayah, negara), waktu masuk, dan log audit tindakan di organisasi Anda. Di aplikasi web kami juga mengumpulkan peristiwa penggunaan produk dan laporan error (lihat bagian 6).
• Data notifikasi: jika Anda mengaktifkan notifikasi push, token push agar kami dapat mengirim notifikasi ke perangkat Anda.
• Kalender terhubung: jika Anda menghubungkan Google Calendar, alamat email akun Google Anda dan acara kalender yang diperlukan untuk menyinkronkan booking dan rapat.
• Pengunjung situs web: halaman yang dilihat, perujuk, parameter kampanye (seperti utm_source), dan ID klik iklan, serta data yang Anda kirim lewat formulir kontak atau demo (nama, email, telepon, sekolah, dan pesan).

Aplikasi seluler Relyant hanya meminta izin perangkat saat Anda memakai fitur yang membutuhkannya. Anda dapat menolak atau mencabut izin apa pun kapan saja lewat pengaturan perangkat. Bagian lain aplikasi tetap berfungsi.

• Kamera: untuk memindai kode QR aset dan lokasi, serta mengambil foto atau video yang Anda lampirkan pada permintaan kerja, work order, atau tugas SDM.
• Foto dan media: untuk melampirkan gambar atau video yang Anda pilih, atau mengatur foto profil. Aplikasi hanya membaca item yang Anda pilih.
• Mikrofon: hanya saat Anda memulai rekaman rapat Scribe atau merekam video. Rekaman dapat berlanjut saat aplikasi di latar belakang, dan notifikasi tetap selalu ditampilkan selama itu agar Anda tahu rekaman sedang berjalan. Rekaman disimpan di perangkat sampai berhasil diunggah, lalu dihapus dari perangkat.
• Notifikasi: untuk memberi tahu Anda tentang penugasan, persetujuan, dan pembaruan.
• File: untuk melampirkan dokumen atau mengunggah rekaman audio atau video yang sudah ada dan Anda pilih.

Aplikasi seluler tidak mengakses kontak, lokasi presisi (GPS) perangkat, atau ID iklan Anda. Aplikasi tidak memuat SDK iklan maupun SDK analitik pihak ketiga. Di perangkat Anda, aplikasi menyimpan sesi masuk di penyimpanan aman terenkripsi milik sistem operasi, serta salinan sementara file yang Anda buka atau unggah. Semuanya dihapus saat Anda keluar atau menghapus aplikasi.

• Menyediakan, mengoperasikan, dan memelihara Layanan yang dilanggan sekolah Anda, termasuk fitur yang Anda pilih untuk digunakan.
• Membuat dan mengamankan akun Anda, memverifikasi proses masuk (misalnya dengan kode email sekali pakai), dan menjaga sesi tetap aktif.
• Mengirim pesan layanan, seperti kode masuk, undangan, notifikasi penugasan dan persetujuan, ringkasan rapat, dan tanda terima.
• Menjalankan fitur AI yang Anda pilih untuk digunakan (lihat bagian 7).
• Memberikan dukungan pelanggan dan menanggapi permintaan Anda.
• Melindungi Layanan, Pelanggan, dan pengguna: mencegah penyalahgunaan, spam, dan penipuan, membatasi laju akses, dan menyimpan log audit.
• Memahami cara Layanan digunakan, memperbaiki bug, serta meningkatkan performa dan fitur.
• Menagih langganan Pelanggan.
• Mematuhi kewajiban hukum dan menegakkan perjanjian kami.

Kami tidak menjual data pribadi. Kami tidak menggunakan Data Pelanggan untuk iklan, dan kami tidak menampilkan iklan di Layanan.

Kami hanya membagikan data pribadi dengan cara berikut:

• Di dalam organisasi Anda: Anggota lain di sekolah Anda dapat melihat informasi sesuai peran dan izin yang diatur sekolah. Misalnya, manajer fasilitas melihat permintaan kerja, dan admin SDM melihat data staf.
• Penyedia layanan (subprosesor): Kami memakai penyedia tepercaya untuk menjalankan Layanan. Mereka hanya boleh menggunakan data pribadi untuk menyediakan layanannya kepada kami:

• Cloudflare: hosting, basis data, penyimpanan file (termasuk foto dan rekaman), penyimpanan sesi, perlindungan bot, dan keamanan jaringan.
• Resend: pengiriman email transaksional.
• OpenAI: fitur AI: asisten dalam aplikasi, insight siswa, serta ringkasan dan tanya jawab rapat.
• ElevenLabs: transkripsi suara-ke-teks untuk rekaman rapat Scribe.
• PostHog: analitik produk dan pemantauan error di aplikasi web. PostHog menerima peristiwa penggunaan serta nama dan email Anda agar dapat dikaitkan dengan akun Anda.
• Google: "Masuk dengan Google", Google Maps dan Places untuk alamat dan lokasi transportasi, serta sinkronisasi Google Calendar jika Anda menghubungkannya.
• Stripe: pemrosesan pembayaran langganan Relyant dari Pelanggan.
• HitPay: pemrosesan pembayaran untuk sekolah yang menghubungkannya ke kasir (POS) atau toko online.
• Expo: pembaruan aplikasi seluler dan pengiriman notifikasi push.
• Vercel, Umami, dan HubSpot: hosting situs web ini, analitik situs web yang ramah privasi, serta pengelolaan kiriman formulir kontak dan demo.

• Alasan hukum: jika kami dengan itikad baik meyakini pengungkapan diwajibkan oleh hukum, peraturan, atau proses hukum yang sah, atau diperlukan untuk melindungi hak, properti, atau keselamatan Relyant, pengguna kami, atau publik.
• Pengalihan bisnis: jika Relyant terlibat dalam merger, akuisisi, atau penjualan aset. Data pribadi akan tetap tunduk pada kebijakan ini.
• Dengan persetujuan Anda atau atas arahan sekolah: misalnya saat sekolah Anda menghubungkan sebuah integrasi.

Beberapa fitur Relyant menggunakan kecerdasan buatan. Contohnya transkripsi dan ringkasan rapat (Scribe), asisten AI, dan insight siswa. Saat Anda atau sekolah Anda menggunakannya, konten terkait dikirim ke penyedia AI kami (OpenAI dan ElevenLabs) untuk menghasilkan jawaban. Konten itu bisa berupa rekaman atau transkrip, atau data yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan. Hasilnya disimpan di workspace sekolah Anda.

Hasil buatan AI bisa saja tidak akurat. Mohon tinjau terlebih dahulu sebelum mengandalkannya, terutama untuk keputusan terkait siswa atau staf. Relyant tidak menggunakan Data Pelanggan untuk melatih model AI, dan sekolah dapat memilih untuk tidak menggunakan fitur AI.

Relyant melayani sekolah di Indonesia, Singapura, dan negara lain. Infrastruktur dan penyedia layanan kami beroperasi secara global, sehingga data Anda dapat diproses di negara lain, termasuk Amerika Serikat. Saat mentransfer data pribadi ke luar negeri, kami mengambil langkah perlindungan sesuai hukum yang berlaku, seperti Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), PDPA Singapura, dan GDPR. Langkah ini termasuk perlindungan kontraktual dengan penyedia kami.

Kami menyimpan Data Pelanggan selama akun sekolah aktif, atau selama diinstruksikan oleh sekolah. Saat sekolah menutup akunnya, kami menghapus atau menganonimkan Data Pelanggan dalam jangka waktu yang wajar, kecuali hukum mewajibkan kami menyimpannya lebih lama. Sekolah dapat mengekspor datanya sebelum berhenti.

Sesi masuk berakhir setelah 30 hari tidak aktif, dan kode masuk sekali pakai kedaluwarsa setelah 5 menit. Kami menyimpan catatan penagihan dan log keamanan selama diperlukan untuk keperluan hukum, akuntansi, dan keamanan.

Kami melindungi data pribadi dengan langkah teknis dan organisasi, antara lain:

• enkripsi saat transit (HTTPS/TLS) dan enkripsi saat disimpan oleh penyedia infrastruktur kami;
• kata sandi hanya disimpan sebagai hash satu arah, dan kredensial gateway pembayaran dienkripsi dengan AES-256;
• pemisahan ketat antar organisasi, dan kontrol akses berbasis peran di setiap sekolah;
• log audit, pembatasan laju akses, dan perlindungan bot pada formulir publik.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Jika kami mengetahui adanya pelanggaran yang memengaruhi data pribadi Anda, kami akan memberi tahu sekolah terkait, dan Anda jika diwajibkan, sesuai hukum yang berlaku.

Aplikasi Relyant dirancang untuk staf sekolah, orang tua, dan wali, dan tidak ditujukan untuk anak-anak. Anak-anak tidak boleh membuat akun Relyant. Informasi siswa dimasukkan dan dikelola oleh sekolah siswa tersebut, yang bertanggung jawab memiliki dasar hukum atasnya. Ini termasuk, jika diwajibkan, persetujuan orang tua atau wali. Relyant memproses data siswa hanya untuk menyediakan Layanan kepada sekolah tersebut. Kami tidak pernah menjualnya, menggunakannya untuk iklan, atau membuat profil siswa untuk tujuan apa pun selain keperluan sekolah itu sendiri.

Orang tua dan wali yang ingin meninjau, memperbaiki, atau menghapus informasi anaknya dapat menghubungi sekolah anak tersebut. Kami akan membantu sekolah menanggapinya.

Tergantung tempat tinggal Anda, Anda mungkin berhak untuk:

• mengakses data pribadi Anda yang kami simpan, atau mendapatkan salinannya;
• memperbaiki data yang tidak akurat;
• menghapus data Anda;
• membatasi atau menolak pemrosesan tertentu;
• menarik persetujuan jika pemrosesan didasarkan pada persetujuan;
• mengajukan keluhan kepada otoritas pelindungan data setempat.

Anda dapat memperbarui nama dan foto profil di aplikasi, dan staf dapat memperbarui data SDM melalui layanan mandiri jika diizinkan sekolahnya. Untuk permintaan lain, hubungi sekolah Anda atau email kami di hello@relyant.app. Kami mungkin perlu memverifikasi identitas Anda, dan untuk Data Pelanggan kami akan meneruskan permintaan Anda ke sekolah.

Anda dapat meminta kami menghapus akun Relyant dan data pribadi terkait kapan saja, baik dari web maupun dari aplikasi seluler.

• Opsi 1: minta ke sekolah Anda: Administrator Relyant di sekolah Anda dapat menonaktifkan dan menghapus akun Anda dari organisasi.
• Opsi 2: email kami: Kirim email dari alamat yang terhubung ke akun Anda ke hello@relyant.app dengan subjek "Hapus akun saya", dan sebutkan sekolah (organisasi) Anda. Jika email Anda tidak terhubung ke akun, kami akan memverifikasi identitas Anda sebelum menghapus apa pun.

Kami akan mengonfirmasi permintaan Anda dan menyelesaikan penghapusan dalam 30 hari. Kami menghapus profil, kredensial dan sesi masuk, token push, serta konten pribadi yang hanya milik Anda, seperti rekaman rapat dan percakapan AI Anda sendiri. Data milik sekolah Anda disimpan atau dihapus sesuai instruksi sekolah. Contohnya work order yang Anda ajukan, kehadiran yang Anda catat, dan data SDM yang wajib disimpan sekolah menurut hukum. Kami juga dapat menyimpan data terbatas yang diwajibkan hukum, seperti catatan penagihan dan log keamanan, selama periode yang diwajibkan. Setelah itu data tersebut dihapus.

Menghapus aplikasi seluler dari perangkat Anda tidak menghapus akun Anda.

• Cookie esensial: menjaga Anda tetap masuk di aplikasi web, melindungi proses masuk, dan mengingat bahasa Anda. Layanan tidak berfungsi tanpanya.
• Analitik: Di aplikasi web, PostHog menggunakan cookie dan penyimpanan lokal untuk memahami penggunaan fitur dan menangkap error. Di situs web ini kami memakai Umami dan Vercel Analytics, yang mengukur tampilan halaman tanpa pelacakan lintas situs.
• Atribusi pemasaran: Situs web ini menyimpan cara Anda pertama dan terakhir kali datang (perujuk dan parameter kampanye) di cookie pihak pertama dan penyimpanan lokal hingga 90 hari, agar kami tahu kanal mana yang membawa sekolah kepada kami.

Anda dapat memblokir atau menghapus cookie lewat pengaturan browser, tetapi sebagian Layanan mungkin tidak berfungsi.

Kami dapat memperbarui kebijakan ini dari waktu ke waktu. Jika itu terjadi, kami akan mengubah tanggal "Terakhir diperbarui" di bagian atas halaman ini. Jika perubahannya signifikan, kami akan memberi tahu Pelanggan atau menampilkan pemberitahuan di Layanan.

Jika Anda punya pertanyaan tentang kebijakan ini atau cara kami menangani data pribadi, email kami di hello@relyant.app. Kami berupaya membalas dalam 30 hari.